Offboarding checklist : les 10 étapes pour accompagner le départ d’un salarié

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Accompagner le départ de vos salariés constitue un véritable atout pour votre marque employeur. Cette étape incorester dans une entreprise pour une longue durée était un critère de stabilité et de réussite, ce n’est plus le cas aujourd’hui. D’après un rapport de l’INSEE datant de 2021, le taux de turnover moyen en France est estimé à 15% par an. La rotation du personnel aurait ainsi quintuplé en 30 ans au sein des entreprises.

Comment encadrer les départs de vos employés avec un processus fluide et structuré ? TestUnMetier vous livre une offboarding checklist clé en main : un modèle à suivre pour mener un accompagnement complet.

Sommaire : 

  1. Qu’est-ce que le processus d’offboarding ?
  2. Pourquoi l’offboarding est-il crucial pour votre entreprise ? 
  3. Les 10 étapes de l’offboarding : checklist !

Qu’est-ce que le processus d’offboarding ?

Le terme offboarding désigne l’ensemble des actions entreprises pour accompagner un employé lors de son départ. Tout comme son opposé, l’onboarding, il fait référence à des procédures administratives, mais pas seulement. Il englobe également des aspects humains qui favorisent une transition harmonieuse pour les équipes, les managers et le salarié quittant l’organisation.

L’offboarding se déroule lors de la période qui précède le départ du collaborateur, qu’il s’agisse d’un licenciement, d’une rupture conventionnelle, d’une rupture de la période d’essai, d’une mobilité professionnelle, d’un départ à la retraite ou de la fin d’un contrat de travail.

Pourquoi l’offboarding est-il crucial pour votre entreprise ?

Organiser un processus d’offboarding structuré est capital pour s’adapter aux nouvelles pratiques du monde professionnel. Il apporte en effet de nombreux avantages à votre société :

  • Soigner la réputation de votre structure: un offboarding fluide laisse une impression positive au collaborateur sortant, qui peut ainsi devenir par la suite un ambassadeur de votre entreprise auprès de son entourage ;
  • Renforcer la cohésion d’équipe: une transition réussie prévient les éventuelles perturbations causées par le départ du salarié et démontre la considération que vous apportez à vos employés ;
  • Bénéficier d’un retour d’expérience: en communiquant sereinement avec un salarié en processus d’offboarding, vous récoltez des perspectives précieuses pour optimiser le fonctionnement interne de votre société ;
  • Favoriser la réintégration des anciens salariés: le retour d’un employé épargne à votre entreprise des frais de recrutement et de formation. Un argument supplémentaire pour vous séparer de vos collaborateurs en bons termes !

Les 10 étapes de l’offboarding : checklist !

Pour mettre en place un processus de départ efficace au sein de votre entreprise, suivez notre offboarding checklist en 10 étapes.

Étape 1 : Accueil de la décision du départ

Votre salarié vient de vous informer qu’il souhaite quitter votre entreprise : la première étape d’un offboarding réussi est de réagir de manière sereine et chaleureuse à cette nouvelle, aussi inattendue soit-elle. Après lui avoir apporté une réponse en bonne et due forme, informez-le des étapes du processus à venir, pour davantage de clarté et de transparence.

Étape 2 : Notification du départ

Informez ensuite vos équipes du départ de leur collègue. Dans le cadre d’une structure de grande taille, notifiez dans un premier temps le service dans lequel travaille l’employé, puis l’ensemble de l’entreprise. Pour les sociétés plus réduites, la nouvelle peut être annoncée simultanément à l’ensemble des effectifs.

N’hésitez pas à communiquer l’information rapidement. Les rumeurs se propagent très vite et pourraient semer la confusion auprès des collaborateurs. Il est aussi de bon ton de demander directement au salarié sortant la manière dont il souhaite informer ses confrères, par exemple lors d’une réunion ou par l’intermédiaire d’un e-mail sur la messagerie d’équipe.

Étape 3 : Entretien de départ

Planifiez rapidement un entretien de départ avec votre collaborateur. Ce temps d’échange vous permettra de lui soumettre une contre-proposition pour l’inciter à rester dans l’entreprise, notamment s’il possède des compétences clés. Selon l’étude “State of the Global Workplace” menée par Gallup en 2023, 52 % des employés qui démissionnent volontairement estiment que leur entreprise aurait pu davantage les inciter à rester.

Cet entretien est également le moment idéal pour récolter les retours d’expérience et les conseils de votre salarié, afin de mettre en place une démarche d’amélioration continue au sein de votre structure.

Étape 4 : Passation du poste et transfert de connaissances

Le départ d’un employé peut avoir un impact considérable sur l’organisation et la productivité de votre entreprise. Récoltez les informations cruciales auprès du salarié, telles que les missions en cours et les contacts associés, sous la forme d’un dossier de passation.

Si son remplacement est assuré, organisez la passation de poste à travers des temps d’échange dûment planifiés avec la nouvelle recrue. Si ce n’est pas le cas, répartissez précisément les tâches au sein de vos équipes et organisez un coaching dédié. Veillez également à mettre à jour vos plannings et à informer les interlocuteurs concernés de la passation de poste.

Étape 5 : Accompagnement du salarié

Pour une transition en douceur, l’employeur peut se positionner en véritable accompagnateur du salarié lors de l’offboarding. Vous pouvez ainsi aider votre employé à se repositionner sur un autre poste en interne, voire même à se diriger vers un nouveau métier dans le cadre d’un processus de reconversion professionnelle.

Notre outil Visiométiers permet ainsi aux collaborateurs d’ouvrir le champ des possibles en échangeant avec des professionnels occupant des métiers en tension. Grâce à cette plateforme, votre entreprise accompagne le salarié jusqu’au bout de sa démarche, pour un processus d’onboarding sur mesure.

Étape 6 : Gestion administrative

Rédigez l’ensemble des documents obligatoires consécutifs au départ du salarié, tels que le solde de tout compte, le remboursement des notes de frais ou le certificat de travail. Programmez avec le salarié les éventuels congés restants. Pour personnaliser votre processus d’offboarding, envisagez la rédaction d’une lettre de recommandation si l’employé vous a apporté satisfaction pendant son contrat.

Mettez enfin à jour l’organigramme de votre entreprise et les pages consacrées à l’équipe sur votre site web et vos réseaux professionnels.

Étape 7 : Collecte du matériel et des ressources

Récupérez l’ensemble de l’équipement fourni à l’employé : ordinateur portable, téléphone professionnel, badge, moyens de paiement, clés, véhicule, etc.

Étape 8 : Gestion des accès et de la sécurité

En moyenne, les grands groupes internationaux perdent 25 000 € par an en raison de l’absence de suppression des accès aux logiciels des collaborateurs sortants, selon l’infographie de Workelo dédiée aux chiffres clés de l’offboarding. Prémunissez-vous des failles de sécurité et faites des économies en désactivant immédiatement tous les comptes informatiques et en supprimant les données nécessaires.

Étape 9 : Pot de départ

Le départ d’un employé doit aussi être un moment festif et chaleureux. Organisez un événement pour célébrer son départ, qui contribuera à donner une image positive de votre entreprise. Soignez le message que vous voulez partager et célébrez les réussites de l’employé lors du pot : il se sentira alors valorisé et vos équipes apprécieront ce geste qui témoignera de votre gratitude pour leur travail.

Étape 10 : Prise de contact régulière

Entretenez le lien avec votre ancien salarié après son départ : prenez régulièrement de ses nouvelles et informez-vous sur la poursuite de sa carrière. Cela pourrait l’encourager à réintégrer votre effectif, ou à collaborer avec vous dans le cadre de son nouveau poste.

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