Offboarding process : mieux gérer le départ d’un collaborateur

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Turn-over, vagues d’embauches ou encore départs à la retraite : les entreprises sont fréquemment assujetties aux rotations et au renouvellement de leur personnel. Si l’on connaît assez bien le terme “onboarding”, qui désigne le processus d’intégration d’un salarié, son pendant inverse est bien moins intégré dans les pratiques entrepreneuriales.

Pourtant, l’offboarding constitue une véritable opportunité de vous démarquer et d’inscrire votre entreprise dans une démarche humaine et dans un engagement pour le bien-être de ses collaborateurs.

Selon l’infographie Workelo Les 10 chiffres clés sur l’offboarding publiée en 2022, 85% des collaborateurs sont en effet plus enclins à recommander une entreprise si leur départ s’est déroulé sans encombre.

Désignant le processus global qui encadre le départ d’un salarié de l’entreprise, le procédé répond à de nombreuses règles et bonnes pratiques.

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Définition de l’offboarding

Dans le monde de l’entreprise, l’offboarding fait référence à la période transitoire qui précède le départ d’un collaborateur, qu’il en soit à l’initiative ou non. Celle-ci s’inscrit dans le cadre :

  • D’un licenciement ;
  • D’une rupture conventionnelle ;
  • D’une rupture de période d’essai de la part de la hiérarchie comme du salarié ;
  • De la démission du salarié ;
  • D’une mobilité professionnelle ;
  • De la fin d’un CDD, d’un contrat d’intérim ou d’apprentissage.

L’offboarding s’oppose de fait à l’onboarding qui se réfère, quant à lui, aux actions mises en place pour accueillir un nouveau collaborateur au sein d’une entreprise. Ce processus est souvent négligé, à tort, car il va bien au-delà de simples formalités administratives et du seul remplacement effectif du salarié.

L’offboarding englobe en effet la gestion globale des départs de l’entreprise dans le but de valoriser l’expérience collaborateur. Le procédé déployé doit prendre en compte chaque cas précis et ainsi être adapté à chaque collaborateur, d’autant plus si les raisons du départ de l’entreprise sont consécutives à un désaccord.

Avantages du process d’offboarding pour l’entreprise

Si le processus peine encore à être systématisé et exploité au sein des entreprises, c’est que les opportunités et les avantages de l’offboarding sont encore relativement méconnus. Passage en revue de ces derniers.

 

Identifier des axes d’amélioration pour l’entreprise

Mettre en place un processus d’offboarding permet à l’entreprise de recueillir de précieux feedbacks des collaborateurs qui la quittent et d’entreprendre ainsi des mesures correctives au sein de l’organisation. Ce recueil d’informations peut revêtir la forme d’un questionnaire de satisfaction ou d’un entretien de départ plus formel.

 

Favoriser le “boomerang rehire”

“L’effet boomerang” en entreprise fait référence à la réintégration d’un collaborateur dans la société quelques semaines, mois ou même années après l’avoir quittée. Ce retour au sein de l’entreprise offre de nombreux avantages comme une réduction de coûts de recrutement, le salarié étant déjà au fait de l’organisation et des process internes et une valorisation de l’image de l’entreprise : un collaborateur qui revient parmi vous est un collaborateur satisfait !

Une amélioration de la QVT de l’entreprise

La qualité de vie au travail fait partie des principaux piliers de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). Une entreprise qui prend soin de ses collaborateurs jusque dans le processus de départ est de fait beaucoup plus attractive. Cela représente ainsi une bonne opportunité d’attirer des talents de plus en plus soucieux des valeurs entrepreneuriales contemporaines.

 

Créer des ambassadeurs de marque

Un collaborateur qui vous a quitté en bons termes ne retiendra généralement que le positif de ces quelques mois ou années durant lesquels il a travaillé au sein de votre structure. Il faut alors voir en vos anciens collaborateurs d’éventuels ambassadeurs de votre marque employeur, qui n’hésiteront pas à vanter vos mérites auprès de potentielles futures recrues !

 

Conseils et bonnes pratiques pour un offboarding réussi

Pour garantir un process offboarding de qualité pour vos salariés et en tirer les meilleurs bénéfices, suivez ces quelques étapes.

 

Communiquez en interne sur le départ du collaborateur

Pour éviter la propagation de rumeurs ou de quiproquos, veillez à communiquer rapidement et avec transparence sur le départ de votre employé, avec son accord bien évidemment ! Votre équipe pourrait avoir des questions, voire des craintes, quant à cette période de transition : montrez-vous ouvert et disposé à y répondre en toute bienveillance.

 

Organisez la passation de poste

Bien avant le départ effectif de votre collaborateur, il vous faudra organiser une passation en bonne et due forme et ne rien laisser au hasard. Réparation des tâches, calendrier de formations ou encore planning de réunion : tout doit être pensé dans les moindres détails pour limiter les répercussions sur la productivité de l’entreprise.

Un dossier de passation peut être créé et fourni en appui. Il comprend un condensé des projets et missions en cours ainsi que les contacts associés.

 

Préparez les documents administratifs pour le salarié

Devoir traiter des questions administratives lorsque l’on quitte une entreprise n’est pas toujours aisé. Pour rassurer le collaborateur, vous pouvez anticiper la génération des documents obligatoires tels que :

  • Le solde de tout compte ;
  • Le certificat de travail ;
  • Le remboursement des notes de frais.

Dans le cas d’un prêt de matériel, ordinateur, téléphone ou même véhicule de fonction, assurez-vous que le salarié les restitue avant son départ.

Pour un processus d’offboarding encore plus personnalisé, vous pouvez rédiger une lettre de recommandation pour votre collaborateur, s’il vous a apporté satisfaction pendant la durée de son contrat.

Planifiez un entretien de sortie

À l’inverse de l’entretien annuel, l’entretien de sortie ne revêt aucun caractère obligatoire. Néanmoins, il s’impose comme une bonne opportunité tant pour le manager que pour les salariés sortants de dresser un bilan des missions réalisées, et peut-être de mieux comprendre les raisons qui ont mené à interrompre la collaboration.

Ce moment d’échange privilégié sera aussi l’occasion de récolter de précieux retours sur votre management et d’envisager des améliorations.

Organisez un pot de départ

Comme pour tout événement d’entreprise notable, le départ d’un collaborateur peut être célébré autour d’un pot de départ. Ce moment de convivialité contribuera à véhiculer une image positive de votre entreprise à vos salariés et à rendre le processus plus fluide. Votre collaborateur se sentira en outre valorisé et mieux considéré.

 Appuyez-vous sur des outils pour faciliter le processus d’offboarding

Pourquoi ne pas faire appel à des outils pour automatiser les tâches du processus d’offboarding ? Vous pouvez par exemple mettre en place des échéances pour ne rien oublier et assurer une gestion efficace de chaque étape.

De nombreux logiciels officient sur la toile pour accompagner et assister les équipes des ressources humaines dans l’organisation du départ d’un salarié : révocation des accès, création des documents de fin de contrat, gestion de la passation avec répartition des tâches, etc.

Ainsi, vous garantissez à votre collaborateur un départ sans stress et sans imprévu !

 

 

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