Les jeunes actifs changeront en moyenne 13 à 15 fois d’emploi au cours de leur vie selon Pôle Emploi, faisant ainsi de l’emploi à vie une notion quasiment révolue. En raison de l’accélération de la digitalisation du travail, les métiers évoluent de plus en plus rapidement, obligeant les organisations à constamment s’adapter.
Comment les entreprises peuvent-elles répondre aux nouveaux enjeux auxquels elles sont confrontées ? Quelles méthodes peuvent être mises en place pour éviter les risques liés à ces nouvelles formes de travail ?
L’organisation d’une entreprise n’est donc pas immuable et doit au contraire permettre une certaine flexibilité dans la réalisation des tâches. Découvrez les conseils de TestUnMetier pour structurer votre organisation tout en préservant cette nécessaire souplesse.
L’organisation du travail, plus qu’une répartition des tâches
À travers le terme “organisation du travail”, on entend tout ce qui est relatif à la gestion des tâches, voire éventuellement à la supervision de projets.
Orchestrée par la Direction des Ressources Humaines, une bonne organisation facilite le déploiement d’un management efficace, favorise le travail en collaboration et accroît la productivité de l’entreprise.
La définition de l’organisation du travail évoque rapidement l’image d’un organigramme. Si cet outil visuel permet en effet d’illustrer l’existant pour que chacun puisse comprendre le fonctionnement de l’entreprise, l’organisation du travail s’exprime bien plus largement qu’à travers un diagramme.
Une bonne organisation du travail facilite l’externalisation d’une tâche à faible valeur ajoutée, afin que les salariés puissent être employés sur les projets les plus rentables. Mais cette organisation du travail peut aller jusqu’à préciser de quelle manière doit être accomplie même la tâche la plus insignifiante pour que tout concoure au bon fonctionnement de l’organisation et à l’augmentation de sa rentabilité.
Guide des bonnes pratiques pour structurer une entreprise
Il existe diverses formes d’entreprises et modèles de management selon la stratégie, le secteur d’activité ou la gestion des ressources humaines et matérielles. Parmi les différentes méthodes suivies pour structurer une organisation, on retrouve plusieurs bonnes pratiques communes.
Quelques conseils pour structurer votre entreprise
Affinez vos processus métiers
Pour que chaque collaborateur puisse effectuer un travail efficace en autonomie, il doit être conscient de ce que l’on attend de lui et savoir comment son action propre se répercute dans l’organisation globale du travail.
La définition claire de processus métier donne une visibilité sur l’ensemble de l’organisation et la division des tâches par séquence permet de représenter avec précision les différentes étapes d’un processus, en attribuant clairement les responsabilités et en précisant le périmètre d’action de chacun.
À l’appui de processus métiers clairement définis, chaque collaborateur dispose d’une feuille de route avec l’objectif final et le délai imparti pour l’atteindre, que ce soit une journée ou plusieurs années.
Cette démarche de définition des processus s’applique dans les différents aspects de la vie de l’entreprise, comme le recrutement d’un salarié ou les transmissions lors de remplacements pour congés ou départ de l’entreprise. Le fait par exemple de structurer des processus tels que l’onboarding et de les systématiser permet à l’entreprise de réaliser un gain de temps lors de l’intégration de nouveaux collaborateurs.
Pour en parfaire la communication, il est possible de représenter ces processus métiers sous la forme de modèles graphiques, ce qui permet aussi de les automatiser et de saisir les enjeux de la digitalisation dans les organisations.
Définissez clairement les objectifs individuels et collectifs
Le principe d’existence de l’entreprise s’exprime à travers la notion de rentabilité et de productivité des équipes. Pour ce faire, il est nécessaire que les collaborateurs aient des objectifs clairement définis, qui soient quantifiables et atteignables. Cette concentration sur la définition des objectifs aide chaque collaborateur à gagner en autonomie, notamment quand il travaille à distance. L’ensemble de ces points doit être abordé lors de l’entretien professionnel annuel.
Atteindre ces objectifs personnels encourage la motivation du salarié et l’aide à envisager une évolution dans l’entreprise, à travers une mobilité professionnelle interne, pour valider de nouvelles compétences. La Gestion Professionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) se révèle donc stratégique pour une entreprise qui cherche à se structurer et installer une employabilité durable au sein de l’entreprise.
TestUnMetier vous propose différents produits pour vous aider à saisir toutes les opportunités du numérique dans la mise en place d’outils de GPEC !
Dessinez le cadre du travail
Avec l’essor du télétravail, l’organisation des entreprises a évolué et prend des formes diverses. Pour conserver une dynamique commune et maintenir un bon niveau de productivité, l’efficacité des collaborateurs doit rester constante à court ou plus long terme.
En effet, le cadre du travail était relativement facile à percevoir quand il correspondait à l’activité professionnelle exercée dans un bureau. À l’heure actuelle, une activité professionnelle peut être exécutée dans un lieu attaché à la sphère privée, ce qui suppose pour le manager de bien délimiter les conditions du travail en distanciel pour maintenir la concentration de son équipe et viser un travail de qualité tout au long de la journée.
Mise en place d’outils de travail partagés au service d’un même projet
Pour que vos collaborateurs puissent travailler ensemble de manière fluide, ils doivent être équipés d’outils de travail collaboratifs. En effet, cette capacité à travailler en synergie s’inscrit dans un environnement humain et technique facilitateur comme un Cloud ou un logiciel SaaS.
La communication, un outil au service du bon fonctionnement des organisations
Même parfaitement structurée, une organisation ne pourra fonctionner sans communication.
En effet, la communication interne facilite la circulation des informations verticales, de la direction vers les employés, ainsi que la communication entre les services et les membres d’une même équipe.
La réunion du lundi matin par exemple, en visioconférence ou en réunion hybride, est un outil de management qui s’adapte aux modes de travail actuels.
Pour bien travailler avec un collègue, un collaborateur a besoin de savoir ce qu’il fait exactement, dans quelle mesure les actions de chacun peuvent être complémentaires au service d’un même projet.
Outre une synergie interne au service de la productivité de l’entreprise, une bonne organisation du travail nécessite aussi une coordination rodée avec l’ensemble des partenaires de l’entreprise, ce qui nécessite des efforts en termes de communication externe.
Importance du contrôle pour structurer l’entreprise
Le management doit mettre en place des outils de contrôle de gestion qui vont apporter un feed-back indispensable pour ajuster l’organisation aux objectifs et viser une plus grande efficacité.
Pour plus de conseils, après la lecture de ces bonnes pratiques, un accompagnement dans leur mise en œuvre ou des informations sur nos produits, contactez-nous !
